De administratie

De administratie doen

- kan vermoeiend zijn -

Iedereen krijgt nog steeds brievenpost die administratieve afhandeling vereist, zoals rekeningen, salarisstroken, bankafschriften, verzekeringspapieren, belastingpapieren enzovoort.

En iedereen ontvangt helaas ook ongevraagde informatie, misleidende informatie en zelfs pure onzinbrieven.

In deze blog wil ik je graag uitleggen hoe je daar het beste mee om kunt gaan:

Als je post binnen krijgt doe je het volgende:

Je maakt de brief open en bekijkt wat het is.

·         Is het reclame waar je geen interesse in hebt, ongevraagde informatie, iets wat je niet zult gaan lezen of waar je niet van gediend bent dan doe je het gelijk bij het oud papier.  

·         Als het wel post is die je moet bewaren doe dan als eerste de enveloppe weg want dat scheelt gelijk al papier. Uitzondering op die regel is dat het - heel soms - toch belangrijk is dat je de enveloppe wél bewaart omdat je een bewijs van de stempeldatum wilt houden of omdat het adres van de afzender nog wilt noteren.

·         Als de brief geen roodgloeiende haast heeft (de écht dringende zaken moet je natuurlijk wel direct afhandelen) verzamel je deze post op een vaste plek in een ladekastje, in een doos of een mand (liefst met een deksel) of in een stapeltje brievenbakjes in een kast.

Dat is jouw post-in-plek!                                               

Belangrijk is om post niet op tafel of op het aanrecht te laten liggen, waar rekeningen en andere belangrijke poststukken dan op stapels terecht komen samen met de kranten, reclame en duizend andere dingen.
                                                                                                                                

Het gaat er bij het opruimen van post om elk poststuk niet telkens weer opnieuw in handen te krijgen met de vraag: ‘Wat moest ik hier ook al weer mee?’

  

Als je een brief bekijkt ga je gelijk bedenken wat je met deze informatie zou moeten of willen doen.

Elk poststuk valt in één van de volgende categorieën:
·         Betalen (alle rekeningen)
·         Declareren (bijvoorbeeld een tandartsrekening bij de ziektekostenverzekering)  
·         Archiveren (afschriften, salarisstroken)
·         Reageren (een uitnodiging of een vraag waarop je moet antwoorden)
·         Over nadenken (alle informatie/vragen binnen waar je nog niet over wilt of kunt beslissen)

Je kunt in de post-in-plek voor de binnenkomende post een onderverdeling maken in een schrift of bakjes waar je de verschillende soorten post meteen in de betreffende categorie kunt stoppen.

Kies dus voor: Betalen, Declareren, Archiveren, Reageren of Overdenken.

Je bent dan voor het moment klaar.

Je hoeft er dan verder niet gelijk iets mee en kunt het weer even uit het hoofd zetten.

Eens per week werk je deze post-in-plek leeg

Belangrijk als je deze administratieklus doet is dat je rustig de tijd neemt en er voor gaat zitten.

Je gaat zitten en pakt de verzamelde post van de post-in-plek en:

·         Je betaalt - handig is het als je per internet bankiert - wat je moet betalen.
·         Je declareert wat je wilt/moet declareren.
·         Je archiveert wat je wilt/moet bewaren.
·         Je reageert op alles waar je op moet reageren, met een brief, mail of een telefoontje.
·         Je denkt na over waar je over na wilde denken en neemt als je het weet een besluit of je besluit er nog wat langer de tijd voor te nemen als dat nodig is én het nog even kan wachten.
 

Het is handig om deze acties op één moment in de week te doen omdat dat werk en tijd bespaart.

Je kunt een aantal dingen tegelijk overschrijven

Dat kost minder tijd, energie en focus dan elke keer weer apart inloggen op de bank.

En dat geldt ook voor de andere acties.

Je concentreert je even op deze taak en handelt het af.

 

Als je dit trouw elke week doet ben je in een kwartiertje klaar.

En dat is een heerlijk opgeruimd gevoel!

Heb jij nog goede administratietips dan houd ik me van harte aanbevolen...